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30代の働き方

マッキンゼー流、仕事の生産性を上げる方法

伊賀泰代さんの『生産性』という本をご紹介します。大手コンサルティングファームのマッキンゼーに17年間務められた著者の、仕事の生産性を上げる具体的な方法が多数紹介されています。最近よく耳にする”働き方改革”の本質的な問題に切り込んだ内容です。

 

働き方改革のミソ

以前にちきりんさんの『自分の時間を取り戻そう』という本をご紹介しました(以前の記事はコチラ)。その中で、”生産性”というキーワードを取り上げました。ちきりんさんは、残業することが当たり前の仕事漬け生活を抜け出し、自分の時間、つまり自分のオリジナルな人生を生きる時間・自由な時間を取り戻すためには、”生産性を上げる”ことが重要だと述べられています。

 

そして今回ご紹介する生産性という伊賀泰代さんの著書は、まさに働き方を改善する方法が詰まった”生産性”の本です。マッキンゼーの人事部門などで長年働かれた著者が生産性の高いマッキンゼー流の仕事の作法を紹介されています。

 

最近、”働き方改革”という言葉をよく見聞きするようになりました。テレビニュースなどでは、”同一労働同一賃金”などといった言葉を頻繁に耳にしますが、いくら制度が変わっても、働く本人の意識改革がなければ様々な施策の効果は非常に小さいと私は思っています。

 

働く人それぞれが、それぞれの役割で生産性の高い仕事をすること、もしくは生産性の高い方法を考え出すこと。それが日本の働き方改革のミソだと私は思います。ちきりんさんや伊賀さんもそういう想いをもって個々人の意識を変えるべく、こういった本を書かれているのではないかと想像します。

 

 

生産性を向上するマッキンゼー流の働き方

本書では、著者のマッキンゼーでの就業経験から、生産性の高い働き方についていくつか具体例が紹介されています。マッキンぜー(コンサルティング会社)の仕事は私の仕事とは職種が異なりますが、参考になる部分はたくさんありました。

 

以下に、本書で紹介されている”自分も実践したいと思ったマッキンゼー流の働き方”をいくつかご紹介します。

 

ブランク資料

ブランク資料とは、言い換えれば書類のフォーマット・雛形のようなものです。マッキンゼーではこのブランク資料を必ず作成するそうです。

 

つまり、実際に仕事に取り掛かる前に、アウトプットのイメージを固めるということですね。例えば何かの調査報告書をまとめるという仕事なら、報告書類の1ページ目には調査目的を書き、2ページ目には調査対象の説明を書き、3ページ目には◯◯と△△の関係図(グラフ)を載せ・・・といった具合に。

 

これは私も実践しつつあるのですが、確かに有効だと感じます。人間はたいてい、ゼロから文章を書いたり図を描いたりするより、穴埋め問題になっていた方が簡単に感じるのだと思います。そういう理屈を利用した方法だと思っています。

 

雛形さえあれば後はそれに従って穴を埋めていくだけですから、迷わずその穴に合う情報を集め、整理し、当てはめていけば良いということですね。

 

説明しない会議

よくある会議案内メールには、「◯月△日 議題:××製品の販売方法について」のような文面が書かれていると思います。そして会議に行けば資料が配られ、担当者が資料を見ながら一通り説明し、いかがでしょうか?ご質問は?と問われ、会議室がシーン・・・という場面が目に浮かびます。

 

また、2〜3人でやる会議ならともかく、10〜20人規模でやる会議となると、だいたい発言する人というのは決まっているものではないでしょうか?私はそのような会議をたくさん知っています。思い起こせば学生の頃からそうだった気がします。クラスで意見を言うのはだいたい決まった人で、残り大多数は「私も◯◯さんと同じ意見です」という人。

 

そういう私も、手を上げて積極的に発言するタイプではなく、「◯◯さんと同じ意見です」と大多数の意見に合わせているタイプでした。最近になって言いたいことを主張するようになりましたが。

 

生産性の高い会議とは、言い換えれば”議論の密度が濃い会議”かなと思います。ひとつの議題に対してその場で様々な角度からの意見を出し、そして結論を得る。そのためには資料をのんびり説明している時間はなく、プレゼンテーションソフトのスライド1枚に「今日は××製品の販売方法の具体案を3つ決定する」みたいに目標をドンと示し、あとは目標に向かって議論するというようなスタイルがいいのかなと思います。

 

本書では会議の具体的な目標を設定すべきと勧められています。「××について」ではなく、「××の△△を決める」という具合に。これだけで、会議の生産性がグンと向上するそうです。私も自分で主催する会議ではこの方法を取り入れようと思いました。

 

ロールプレイング研修

マッキンゼーはコンサルティング会社ですので、クライアント(コンサルティングを受ける会社の重役など)との打ち合わせが頻繁にあるようです。そこで、身内の社員同士でクライアントの社長役と担当者役、自社側の説明者役など役を決め、打ち合わせを実際にやってみる(ロールプレイングする)そうです。

 

実際には自分が打ち合わせで説明をする立場でも、このようなロールプレイングで相手側の社長役を演じることで、違った目線で自分の説明の仕方を考えることができ、とても効果的なプレゼンができるようになるそうです。

 

確かに、打ち合わせをする相手の立場に立ってみるということは、相手の考えていることや想いを理解するためにとても役立ちそうです。まずはクライアントからの質問を想像すること(相手が何を知りたいと思っているか?)を考えるだけでも、何も考えずに打ち合わせに出て資料を説明するだけより良いですね。

 

おわりに

難しいけど、生産性向上に取り組まざるを得ない、そんな時代が来ています。2016年末が近づき、来年の目標は・・・と考え始めている方も多いかもしれませんが、私は2017年、”仕事の生産性向上”を目標に掲げたいと思います。

 

生産性を向上するために具体的にやることは、まずは強制的に定時退社することにしたいと思っています。最初のうちは仕事が終わらずに溜まっていってしまうかもしれませんが。それでも、時間に制限を設けることで何を優先してやるべきかという意識が強くなるのだと思います。

 

この方法は、ちきりんさんの自分の時間を取り戻そうでも紹介されている方法です。生産性=アウトプット÷インプットですから、インプット(労働時間)を減らすことで生産性は高くなります。残業しなくなればその分仕事する時間が減りますから、時間が減っても同じかそれ以上のアウトプットを維持できるように、工夫するのです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。